PERSONVERNERKLÆRING SUNNMØRE HUNDEKLUBB

Sunnmøre hundeklubb (“SMHK” og “vi”) er opptatt av at du skal ha tillit til oss og hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi er behandlingsansvarlig og har ansvaret for at opplysningene som vi har om deg brukes i tråd med personvernlovgivningen.

I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.

Hvilke personopplysninger har vi om deg

Opplysninger som gis av deg.

Når du blir medlem i SMHK, engasjerer deg som frivillig, deltar på våre arrangementer eller engasjeres som dommer eller veterinær mottar vi typisk følgende opplysninger om deg:

Opplysninger om medlemmer og frivillige, som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, kjønn og fødselsdato.

Opplysninger om dommere og veterinærer, som kontaktinformasjon, CV, attester, etc.

Informasjon om hunder, slik som navn, rase, alder, stamtavle, høyde, informasjon om eierskifte, informasjon om helseundersøkelser foretatt av veterinærer samt ID-nummer, deltakelse på arrangementer.

Informasjon knyttet til disiplinærsaker, som informasjon om hendelsen, vitneuttalelser og informasjon fra part i saken. Disse opplysningene mottar vi fra øvrige medlemmer i SMHK og partene i saken.

Kommunikasjon, som informasjon du gir og mottar når du kontakter SMHK eller har dialog med oss. Betalingsinformasjon, som kortnummer, betalingsmetode og hva du har betalt for.

Hva bruker vi personopplysningene til

Her er de viktigste formålene som vi bruker opplysningene til:

1. Administrere medlemskap og arrangementer. Vi bruker opplysninger om deg og om hunden din i forbindelse med opprettelse og administrasjon av ditt medlemskap i SMHK og ved påmeldinger til og gjennomføring av arrangementer og konkurranser. Til dette formålet bruker vi opplysninger om medlemmer, opplysninger om hunder, kommunikasjon og betalingsinformasjon.
2. Å engasjere av dommere og veterinærer. Vi behandler opplysninger for å kunne inngå avtaler med dommere og veterinærer om oppdrag som utføres for/av SMHK. Til dette formålet bruker vi opplysninger om dommere og veterinærer.
3. Utsendelse av informasjon og markedsføring. Vi bruker din kontaktinformasjon (f.eks. adresse og epostadresse) til å sende deg informasjon om SMHK, våre arrangementer samt annen informasjon og gode tilbud fra våre samarbeidspartnere.
4. Behandling av disiplinæravgjørelser. Ved usportslig oppførsel eller brudd på NKKs lovverk, vil vi behandle opplysninger i forbindelse med behandling av disiplinærsaker og klage over vedtak i disiplinærsaker. Til dette formålet bruker vi opplysninger om medlemmer, opplysninger om hunder, og informasjon om disiplinærsaker.

Det rettslige grunnlaget for formål 1 og 2 er å oppfylle vår avtale med deg.

Det rettslige grunnlaget for formål 3 er vår berettigete interesse i å kunne gi informasjon om SMHK, våre arrangementer og tilbud. Det rettslige grunnlaget for formål 3 kan også være ditt samtykke, dersom du har gitt oss dette. Det kan være nødvendig for å sende deg markedsføring dersom du ikke lenger er medlem av SMHK eller dersom vi sender deg markedsføring om våre samarbeidspartnere. Dersom du er under 15 år, vil vi ikke bruke personopplysningene dine i forbindelse med markedsføring med mindre foreldrene dine har samtykket til dette.

Det rettslige grunnlaget for formål 4 er vår berettigete interesse i å undersøke saker om brudd på NKKs regelverk og sørge for at alle som er medlemmer av SMHK eller deltar på våre arrangementer opptrer i henhold til NKKs regelverk.

Hvem deler vi personopplysninger med

Vi vil kunne dele dine opplysninger med NKK, dersom det er nødvendig i forbindelse med administrasjon av ditt medlemskap eller din deltakelse på konkurranser. Informasjon om disiplinærsaker vil deles med disiplinærutvalget i NKK, samt ankeutvalget i forbindelse med at nevnte organer behandler sakene.

Vi vil dele opplysninger om deg og din hund med dommerne og annet personell vi engasjerer når du deltar i våre konkurranser. Vi vil også kunne dele opplysninger om deg og din hund med veterinærer dersom veterinærene foretar helseundersøkelser av hunden.

Vi vil kunne publisere opplysninger om deg og din hund på våre nettsider samt i våre kataloger, blant annet i forbindelse med promotering av SMHK eller våre konkurranser og øvrige arrangementer, med mindre du har motsatt deg slik publisering. Vi vil også kunne publisere opplysninger om deg på SMHKs nettside dersom du oppnevnes som leder eller kontaktperson til klubben vår.

Våre IT-leverandører vil kunne få tilgang til og behandle dine personopplysninger på vegne av oss, i forbindelse med leveranse av IT-tjenester til SMHK.

Hvor lenge lagrer vi personopplysninger

Vi lagrer opplysningene kun så lenge det er nødvendig. Dette innebærer typisk at vi sletter eller anonymiserer:

Opplysninger om medlemmer når du sier opp medlemskapet hos SMHK.

Informasjon om disiplinærsaker, dvs. hvem saken gjelder og reaksjonen/vedtaket som blir fattet, senest innen 50 år etter vedtaket fattes. Grunnlagsinformasjon (beskrivelse av hendelsen, uttalelser fra vitner etc.) slettes innen tre år etter vedtaket fattes. Informasjon om hendelser som gjelder hunders opptreden og adferd slettes etter en periode som tilsvarer et normalt hundeliv, femten år. Dersom du er under 18 år, vil vi kun lagre informasjon om disiplinærsaker i tre år.

Kommunikasjon innen tre år etter kommunikasjon ble sendt eller mottatt.

Betalingsinformasjon etter fem år i samsvar med bokføringsloven.

Vi vil uansett lagre opplysninger så lenge det følger av lov, og der det oppstår et særlig behov, f.eks. ved klager eller krav som rettes mot oss eller av oss.

Dine personvernrettigheter

Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med oss. Dine rettigheter omfatter:

Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg

Innsyn. Kopi av opplysninger vi har om deg.

Korrigering. Rette og supplere opplysninger om deg.

Sletting. Be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare

Begrensning. Be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger

Dataportabilitet. Be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format

Innsigelse. Be om å motsette deg vår bruk av dine opplysninger, blant annet bruk til direkte markedsføring.

Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned.

Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.

Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil få beskjed om endringer av betydning. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.

Kontaktinformasjon

Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter.

Du kan bruke følgende kontaktinformasjon:

E-postadresse: leder@smhk.org